Spesenreglement

Mint System GmbH
Seedorferstrasse 29
6460 Altdorf
CHE-150.248.608

Allgemeines

Geltungsbereich

Dieses Spesenreglement gilt für alle Mitarbeitenden der Mint System GmbH (im Reglement Firma genannt), welche mit dieser in einem Arbeitsverhältnis stehen.

Definition des Spesenbegriffs

Als Spesen im Sinne dieses Reglementes gelten die Auslagen, die Mitarbeitenden im Inter­esse des Arbeitgebers angefallen sind. Die Mitarbeitenden sind verpflichtet, ihre Spesen im Rahmen dieses Reglementes möglichst tief zu halten. Aufwendungen, die für die Arbeits­ausführung nicht notwendig waren, werden von der Firma nicht übernommen, sondern sind von den Mitarbeitenden selbst zu tragen.

Im Wesentlichen werden den Mitarbeitenden folgende geschäftlich bedingten Auslagen ersetzt:

  • Fahrtkosten nachfolgend Ziffer 2
  • Verpflegungskosten nachfolgend Ziffer 3
  • Übernachtungskosten nachfolgend Ziffer 4
  • Übrige Kosten nachfolgend Ziffer 5

Grundsatz der Spesenrückerstattung

Die Spesen werden grundsätzlich effektiv nach Spesenereignis und gegen Originalbeleg abgerechnet. Fallpauschalen werden nur in den nachfolgend angeführten Ausnahmefällen gewährt.

Fahrtkosten

Bahnreisen

Für Geschäftsreisen im In- und Ausland sind alle Mitarbeitenden berechtigt, im Zug die 1. Klasse zu benützen. Bei Bedarf wird den Mitarbeitenden ein persönliches Halbtaxabonnement zur Verfügung gestellt.

Für Mitarbeitende, die aus geschäftlichen Gründen oft mit der Bahn reisen, kann nach Bedarf ein Generalabonnement ausgestellt werden. Inhaber eines Generalabonnementes haben keinen Anspruch auf Autoentschädigungen und können in ihrer Steuererklärung keinen Abzug für den Arbeitsweg vornehmen. Im Lohnausweis wird ein entsprechender Hinweis angebracht.

Tram- und Busfahrten

Für Geschäftsfahrten wird den Mitarbeitenden ein entsprechendes Tram- bzw. Busbillet zur Verfügung gestellt.

Bei Bedarf kann Mitarbeitenden ein regionales Spezialbillet oder eine Verbundkarte ausgestellt werden. Inhaber solcher Fahrausweise können in der Regel keinen Abzug für die Kosten des Arbeitsweges vornehmen. Im Lohnausweis wird ein entsprechender Hinweis angebracht.

Flugzeug

Alle Mitarbeitenden buchen ihre Flugreisen in der "Economie-Class". In dringenden und ausserordentlichen Fällen, oder wo dies aus Repräsentationsgründen sinnvoll ist, kann “Business-Class“ geflogen werden.

Meilengutschriften, Bonuspunkte und Prämien etc., die den Mitarbeitenden anlässlich von Geschäftsreisen von den Luftverkehrsgesellschaften gutgeschrieben werden, sollen für ge­schäftliche Zwecke verwendet werden.

Dienstfahrten mit Privatwagen/Taxi

Grundsätzlich sind die öffentlichen Verkehrsmittel zu benützen. Die Kosten für den Ge­brauch des privaten Motorfahrzeuges/Taxis für eine Geschäftsreise werden nur dann ver­gütet, wenn durch deren Benützung eine wesentliche Zeit- und/oder Kostenersparnis re­sultiert bzw. die Verwendung der öffentlichen Verkehrsmittel unzumutbar ist. Wird trotz guter öffentlicher Verkehrsverbindungen das eigene Fahrzeug/Taxi benützt, werden nur die Kosten des öffentlichen Verkehrsmittels vergütet.

Die Kilometer-Entschädigung beträgt CHF 0.70 / je Kilometer

2.5. Geschäftswagen

Die Firma kann ihren Mitgliedern der Geschäftsleitung/Mitarbeitenden Geschäftswagen zur Verfügung stellen.

Der Geschäftswagen kann auch privat genutzt werden. Im Lohnausweis wird eine entspre­chende Aufrechnung vorgenommen.

Die Anschaffungs- sowie sämtliche Unterhaltskosten werden von der Firma bezahlt. Von den Mitarbeitenden selbst zu tragen sind die Benzinkosten, die ihnen bei ferienbedingten Autofahrten entstehen. Für die Privatbenützung wird den Mitarbeitenden pro Monat 0,8 % des Kaufpreises (exkl. Mehrwertsteuer), mindestens CHF 150, im Lohnausweis aufgerech­net. Ein Abzug für den Arbeitsweg entfällt. Im Lohnausweis wird ein entsprechender Hin­weis angebracht.

Kann der Geschäftswagen vom Mitarbeitenden gekauft werden, bildet eine allfällige Differenz zwischen dem Kaufpreis und dem Verkehrswert (Ankaufswert nach Eurotax) Bestandteil des steuerpflichtigen Bruttolohnes.

Verpflegungskosten

Treten Mitarbeitende eine Geschäftsreise an oder sind Sie aus anderen Gründen gezwun­gen, sich ausserhalb ihres sonstigen Arbeitsplatzes zu verpflegen, haben Sie Anspruch auf Vergütung der effektiven Kosten. Die folgenden Richtwerte sollen nicht überschritten werden.

Frühstück (bei Abreise vor 07.30 Uhr bzw. bei vorangehender Übernachtung, sofern das Frühstück in den Hotelkostennicht inbegriffen ist): CHF 15

Mittagessen: CHF 35

Abendessen (bei auswärtiger Übernachtung oder Rückkehr nach 19.30 Uhr): CHF 40

Übernachtungskosten

4.1. Hotelkosten

Für Übernachtungen sind in der Regel Hotels der Mittelklasse zu wählen.

Ausnahmsweise kann, sofern es durch das Geschäftsinteresse bedingt ist, aus Repräsenta­tionsgründen ein Hotel einer höheren Preiskategorie gewählt werden.

Entschädigt werden die effektiven Hotelkosten gemäss Originalbeleg. Allfällige Privatauslagen (z. B. private Telefongespräche) sind von der Hotelrechnung abzuziehen.

4.2. Private Übernachtung

Bei privater Übernachtung bei Freunden etc. werden die effektiven Kosten bis max. CHF 80 oder pauschal CHF 60 für ein Geschenk an den Gastgeber vergütet.

Übrige Kosten

5.1 Repräsentationsausgaben

Im Rahmen der Kundenbetreuung sowie der Kontaktpflege zu der Firma nahe stehenden Drittpersonen kann es im Interesse der Firma liegen, dass diese Drittpersonen von Mitar­beitenden eingeladen werden.

Grundsätzlich ist bei solchen Einladungen Zurückhaltung zu üben. Die anfallenden Kosten müssen stets durch das Geschäftsinteresse gedeckt sein. Bei der Wahl der Lokalitäten ist auf die geschäftliche Bedeutung der Kunden bzw. Geschäfts­partner sowie die ortsüblichen Gebräuche Rücksicht zu nehmen. Vergütet werden die effektiven Kosten. Folgende Anga­ben sind zu vermerken:

  • Name aller anwesenden Personen
  • Name und Ort des Lokals
  • Datum der Einladung
  • Geschäftszweck der Einladung

5.2 Kleinausgaben

Kleinausgaben wie Parkgebühren und Kosten für geschäftliche Telefongespräche von unterwegs werden gegen Originalbeleg vergütet.

Sofern die Beibringung eines Originalbeleges unmöglich bzw. unzumutbar ist, kann aus­nahmsweise ein Eigenbeleg bis CHF 20 eingereicht werden.

5.3 Kreditkarten

Den Mitarbeitenden kann eine auf den Namen der Firma lautende Kreditkarte zur Verfü­gung gestellt werden (Corporate Card). Die Jahresgebühren werden von der Firma über­nommen. Diese Karte darf ausschliesslich zu geschäftlichen Zwecken benutzt werden. Bar­geldbezüge sowie die Nutzung der Kreditkarte für private Auslagen sind untersagt.

Die Firma kann für Mitarbeitende, die viel unterwegs sind, die Jahresgebühren einer priva­ten Karte übernehmen.

Administrative Bestimmungen

6.1 Spesenabrechnung und Visum

Für die Spesenabrechnung ist das von der Firmenleitung vorgeschriebene Formular «Mint System - Vorlage Spesenabrechnung.ods» (Mint System Dateinummer: 57078) zu benützen.

Die Spesenabrechnungen sind in der Regel nach Beendigung des Spesenereignisses, min­destens jedoch einmal monatlich zu erstellen und zusammen mit den entsprechenden Spesenbelegen dem oder der zuständigen Vorgesetzten zum Visum vorzulegen.

Belege, die der Spesenabrechnung beigelegt werden müssen, sind Originaldokumente wie Quittungen, quittierte Rechnungen, Kassenbons, Kreditkartenbelege und Fahrspesenbelege.

Gültigkeit

Dieses Spesenreglement wurde von der Steuerverwaltung des Kantons Uri am ……... genehmigt.

Aufgrund der Genehmigung verzichtet Mint System GmbH auf die betragsmässige Bescheinigung der nach tatsächlichem Aufwand abgerechneten Spesen in den Lohnausweisen.

Jede Änderung dieses Spesenreglementes oder dessen Ersatz wird der Steuerverwaltung des Kantons Uri vorgängig zur Genehmigung unterbreitet. Ebenso wird Sie infor­miert, wenn das Reglement ersatzlos aufgehoben wird.

Inkrafttreten

Dieses Spesenreglement tritt am 01.07.2020 in Kraft.