Richtlinie - Dokumentmanagement¶
DMS der Mint System.
Dokumente müssen an der vorgesehenen Stelle abgelegt und gemäss Schutzbedarf behandelt werden.
Es gelten folgende Grundsätze:
- keine unkontrollierten Kopien vertraulicher Dokumente erstellen
- Dokumente nur in freigegebenen Ablagen speichern
- Freigaben an Externe gezielt und nachvollziehbar erteilen
- Archive, Input-, Output- und tmp-Ordner gemäss Vorgaben verwenden
Ablagestruktur¶
Bestimmte Ordner erfordern die Erstellung eines Unterordners.
| Ordner | Sichtbarkeit | Beschreibung |
|---|---|---|
| templates | Shared | Obsidian Voralgen |
| task | Shared | Taskfile zur Verwaltung der Ablage |
| Website | Shared | Dateien zum Webauftritt |
| Vorlagen | Shared | Dokumentvorlagen mit Inhalt |
| Verträge/[Name] | Shared | Alle Vertragsdokumente mit Externen |
| Verkauf | Shared | Vorlagen für Angebote |
| Tools | Shared | HTML-Apps and Links to Tools |
| Strategie | Shared | Allgemeine Geschäftsstrategie und Businessplan |
| Softwareentwicklung | Shared | Entwicklung Odoo und System Engineering |
| Secrets | Shared | Schlüssel und Passwörter |
| Public Relations | Shared | Zeitungsartikel und allgemeine PR |
| Projekte/[Name] | Shared | Die Projektablage ist unter Richtlinie - Projektmanagement definiert. |
| Produkte/[Name] | Shared | Dokumente zu den Mint System Produkten |
| Odoo | Shared | Odoo Dokumente |
| Newsletter | Shared | Dokumente zum Newsletter Mint System |
| News | Shared | Neuigkeiten aus Medien |
| Mitgliedschaften/[Name] | Shared | Dokumente zu Mitgliedschaften bei Vereinen und anderen Organisationen |
| Meetings | Shared | Meeting Protokolle der Mint System |
| Marketing | Shared | Dokumente zu Marketing-Kampagnen |
| Management Handbuch | Shared | Dokumentation zu Methoden und Vorgehensmodellen |
| Lösungen | Shared | Ablage Lösungs-Portfolio |
| Lieferanten/[Name] | Shared | Lieferantenbeziehungen werden hier abgebildet |
| Kunden/[Name] | Shared | Kundenbeziehungen werden hier abgebildet |
| Infrastruktur | Shared | Dokumentation der Mint System Infrastruktur |
| Förderbeiträge | Shared | Dokumente Sponsoring Mint System |
| Data | Shared | Speicherung von Anwendungsdaten. Beispielsweise Passwort-Dateien von KeePassXC |
| Corporate Design | Shared | Format- und Dokumentvorlagen, Bilder zur Publikation |
| Bilder | Shared | Fotoalben |
| Ausbildung | Shared | Unterlagen zur selbständigen Weiterbildung: Bücher, Methodik, Kurse und eLearning |
| Archiviert | Shared | Ablage zur Archivierung |
| Angebote | Shared | Angebote der Mint System |
| Akquise/[Name] | Shared | Ablage für Akquise |
| Steuern/[Jahr] | Private | Dokumente Unternehmens- und Mehrwertssteuer |
| Recruiting/[YYYY]-[MM] [Name] | Private | Berwebungsunterlagen soritert nach Jahr und Monat. |
| Rechnungen/([YYYY]/[MM MONAT],[MM MONAT]) | Private | Rechnung von Lieferanten gruppiert nach Rechnungsdatum |
| Personal | Private | Verträge und Personal-Dokumente |
| Partner | Private | Dokumente zu unseren Partner |
| Lohnabrechnung/[Jahr] | Private | Dokumente Lohnabrechnung |
| Gründung | Private | Gründungsdokumente |
| Geschäftsführung | Private | Strategische Informationen |
| Generalversammlung/Geschäftsjahr-[YYYY] | Private | Unterlagen GV. |
| Finanzen Datentransfer | Private | Alle camt.53 und pain.001 Dateien werden hier abgelegt |
| Finanzen | Private | Finanz- und Kontenplan |
| Beurteilung/[Name] | Private |
Format¶
Die Office-Dokumente werden im Office Open XML-Format gespeichert.
Dateien vom Typ .zip müssen immer entpackt sein, damit die Inhalte durchsuchbar sind.
Versionierung¶
Dokumentversionen werden von Nextcloud verwaltet.
Ein Dokument soll immer nur einmal existieren, das heisst keine Versionsduplikate erstellen.
Dateinamen¶
Datum
Sitzungsnotizen und datierte Dateien werden am Anfang mit dem Datumsstempel versehen: YYYY-MM-DD Dateiname.md
Reservierte Namen¶
Bestimmte Ordnernamen sind reserviert.
Input
Ordner mit der Bezeichung *Input| sind Sammelordner mit Dokumenten zur Verarbeitung.
Archiviert
Zu Archivierung werden Dokument oder Ordner im selben Verzeichnis in den Ordner Archiviert verschoben.
Output
Dokument und Dateien zur Veröffentlichung freigeben.
tmp
Temporäre Dateien können hier abgelegt werden.
Review-Workflow¶
Dokumente zur Review werden mit im Chat mit @Person Review getagged. Hat die Person das Dokument angeschaut und Kommentar hinterlassen, meldet Sie das über den Chat zurück.
Tags¶
In Nextcloud existieren diese Tags:
| Tag | Kommentar |
|---|---|
| Meeting | Meeting Notizen |
Backlinks
🔗 DMS
🔗 Richtlinien