Vorgehensmodell Beratungsprojekte
Beschreibt wie die Mint System GmbH Beratungsprojekte abwickelt.
Rollen
Projektrollen auf Seiten Mint System und Kunde.
Projektleiter (Mint System)
Leitet und Koordiniert die Projektabwicklung. Vereinbart Termine und regelt die Verbindlichkeiten.
Business Analyst (Mint System)
Moderiert Diskussionen mit dem Kunde und erfasst Informationen systematisch. Nimmt die Anforderungen der Anwender auf, beurteilt deren Umsetzbarkeit und erstellt Lösungsskizzen.
System Engineer (Mint System)
Definiert die Methodik und implementiert das Vorgehensmodell für Beratungsprojekte. Nimmt die System- und Datenalayse vor.
SPoC (Kunde)
Ist der zentrale Ansprechpartner auf Kundenseite. Prüft das Projektcontrolling und leitet Anfragen weiter.
Extra-Rollen (Kunde)
Bei grossen Projekten könnten zusätzliche Rollen definiert werden:
Steering Committee
Entscheidungsträger des Kunden zusammen mit dem Projektdirektleiter von Mint System.
Das Gremium verantwortet die Methodik und die Überwachung des Projekterfolgs.
Sponsoren
in der Regel der CEO oder CFO des Kunden die das Projekt finanziell verantworten. Sie fokussieren auf die Hauptziele und sind normalerweise Teil des Steering Committees.
Vorgehen
Kick-off Meeting
Die Teilnehmer starten das Beratungsprojekt gemeinsam mit einem Kick-off Meeting. In Form eines Workshops werden die Ziele definiert und reduziert. Der Projektrahmen wird abgegrenzt und die Stakeholder sind definiert.
Das Meeting bildet die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Spezielle Bedinungen und Erwartungen werden hier deponiert und besprochen.
Interviews mit Stakeholder
Nun gilt es ein klares Bild von den Arbeitsabläufen der Organisation zu bekommen. Mithilfe von vordefiniert Interviews werden die Stakeholder zu ihrer Arbeit und den Prozessen befragt. Wir verfolgen dabei "bottom-up"-Ansatz. Wir möchten verstehen wie gearbeitet wird und nicht wie gearbeitet werden soll.
Bestehende Prozessdokumentation und Richtlinien werden in dieser Phase ausgeblendet.
Dokumentation IST-Prozesse
Anhand von Dokumentenationen und Quelldokumentation, sprich alles was die Ablauforganisation beschreibt, werden die IST-Prozesse dokumentiert. Es gilt herauszufinden wo Unschärfen bezüglich den dokumentierten Prozessen bestehen. Aus diesen Unschärfen ergeben sich oft Unklarheiten und daraus entsteht wiederum Optimierungspotenzial.
System- und Datenanalyse
Die IT-gestützte Zusammenarbeit ist entscheidend. Es soll klar sein, welche Systeme zur Datenbearbeitung im Einsatz sind und wo die Daten gespeichert werden. Es wird festgehalten, welchen IT-Systemen Rechnung getragen werden muss und ob Datenbestände konsolidiert werden können.
Die bestehende IT-Landschaft ist massgebend bei der Beschaffung von neuen System. Es sichergestellt werden, dass sich Neuanschaffungen in die bestehende Landschaft einfügen lassen.
Optimierung
Anhand der Dokumentation und Analysen gilt es Chancen und Risiken zu identifzieren. Die Leitfrage ist: Wo können unter Berücksichtigung der Projektagrenzung Abläufe verbessert oder neu gestaltet werden?
Der IST-Zustand wird gewürdigt und das Optimierunspotenzial festgehalten. Aus den Interviews mit den Stakeholder werden Bedürfnisse und Probleme abgeleitet.
Anforderungsanalyse
Nun beginnt der modulare Teil des Vorgehensmodell. Die Erkenntnisse und Ergebnisse aus der Optimierung, werden weiterverarbeitet. Damit es nicht bei Empfehlungen und Erkentnissen bleibt, werden die Bedürfnisse an ein System verarbeitet und als Lastenheft verfasst.
Roadmap
Das Projekt findet den Abschluss mit einem Workshop zur Definition einer Roadmap. Die Ergebnisse und Erkentnisse aus der Optimierung und den Folgephasen werden präsentiert und mit der Organisationsstrategie abgeglichen. Dabei werden mittel- und langfristige Massnahmen sowie dazugehörge Verantwortliche definiert. Für kurzfristige Massnahmen werden Ressourcen reserviet und der zeitliche Aufwand eingeplant.