Richtlinie - Dokumentmanagement

DMS der Mint System.

Dokumente müssen an der vorgesehenen Stelle abgelegt und gemäss Schutzbedarf behandelt werden.

Es gelten folgende Grundsätze:

keine unkontrollierten Kopien vertraulicher Dokumente erstellen
Dokumente nur in freigegebenen Ablagen speichern
Freigaben an Externe gezielt und nachvollziehbar erteilen
Archive, Input-, Output- und tmp-Ordner gemäss Vorgaben verwenden

Ablagestruktur

Bestimmte Ordner erfordern die Erstellung eines Unterordners.

Ordner	Sichtbarkeit	Beschreibung
templates	Shared	Obsidian Voralgen
task	Shared	Taskfile zur Verwaltung der Ablage
Website	Shared	Dateien zum Webauftritt
Vorlagen	Shared	Dokumentvorlagen mit Inhalt
Verträge/[Name]	Shared	Alle Vertragsdokumente mit Externen
Verkauf	Shared	Vorlagen für Angebote
Tools	Shared	HTML-Apps and Links to Tools
Strategie	Shared	Allgemeine Geschäftsstrategie und Businessplan
Softwareentwicklung	Shared	Entwicklung Odoo und System Engineering
Secrets	Shared	Schlüssel und Passwörter
Public Relations	Shared	Zeitungsartikel und allgemeine PR
Projekte/[Name]	Shared	Die Projektablage ist unter Richtlinie - Projektmanagement definiert.
Produkte/[Name]	Shared	Dokumente zu den Mint System Produkten
Odoo	Shared	Odoo Dokumente
Newsletter	Shared	Dokumente zum Newsletter Mint System
News	Shared	Neuigkeiten aus Medien
Mitgliedschaften/[Name]	Shared	Dokumente zu Mitgliedschaften bei Vereinen und anderen Organisationen
Meetings	Shared	Meeting Protokolle der Mint System
Marketing	Shared	Dokumente zu Marketing-Kampagnen
Management Handbuch	Shared	Dokumentation zu Methoden und Vorgehensmodellen
Lösungen	Shared	Ablage Lösungs-Portfolio
Lieferanten/[Name]	Shared	Lieferantenbeziehungen werden hier abgebildet
Kunden/[Name]	Shared	Kundenbeziehungen werden hier abgebildet
Infrastruktur	Shared	Dokumentation der Mint System Infrastruktur
Förderbeiträge	Shared	Dokumente Sponsoring Mint System
Data	Shared	Speicherung von Anwendungsdaten. Beispielsweise Passwort-Dateien von KeePassXC
Corporate Design	Shared	Format- und Dokumentvorlagen, Bilder zur Publikation
Bilder	Shared	Fotoalben
Ausbildung	Shared	Unterlagen zur selbständigen Weiterbildung: Bücher, Methodik, Kurse und eLearning
Archiviert	Shared	Ablage zur Archivierung
Angebote	Shared	Angebote der Mint System
Akquise/[Name]	Shared	Ablage für Akquise
Steuern/[Jahr]	Private	Dokumente Unternehmens- und Mehrwertssteuer
Recruiting/[YYYY]-[MM] [Name]	Private	Berwebungsunterlagen soritert nach Jahr und Monat.
Rechnungen/([YYYY]/[MM MONAT],[MM MONAT])	Private	Rechnung von Lieferanten gruppiert nach Rechnungsdatum
Personal	Private	Verträge und Personal-Dokumente
Partner	Private	Dokumente zu unseren Partner
Lohnabrechnung/[Jahr]	Private	Dokumente Lohnabrechnung
Gründung	Private	Gründungsdokumente
Geschäftsführung	Private	Strategische Informationen
Generalversammlung/Geschäftsjahr-[YYYY]	Private	Unterlagen GV.
Finanzen Datentransfer	Private	Alle camt.53 und pain.001 Dateien werden hier abgelegt
Finanzen	Private	Finanz- und Kontenplan
Beurteilung/[Name]	Private

Format

Die Office-Dokumente werden im Office Open XML-Format gespeichert.

Dateien vom Typ .zip müssen immer entpackt sein, damit die Inhalte durchsuchbar sind.

Versionierung

Dokumentversionen werden von Nextcloud verwaltet.

Ein Dokument soll immer nur einmal existieren, das heisst keine Versionsduplikate erstellen.

Dateinamen

Datum

Sitzungsnotizen und datierte Dateien werden am Anfang mit dem Datumsstempel versehen: YYYY-MM-DD Dateiname.md

Reservierte Namen

Bestimmte Ordnernamen sind reserviert.

Input

Ordner mit der Bezeichung *Input| sind Sammelordner mit Dokumenten zur Verarbeitung.

Archiviert

Zu Archivierung werden Dokument oder Ordner im selben Verzeichnis in den Ordner Archiviert verschoben.

Output

Dokument und Dateien zur Veröffentlichung freigeben.

tmp

Temporäre Dateien können hier abgelegt werden.

Review-Workflow

Dokumente zur Review werden mit im Chat mit @Person Review getagged. Hat die Person das Dokument angeschaut und Kommentar hinterlassen, meldet Sie das über den Chat zurück.