Richtlinie - Dokumentmanagement

DMS der Mint System.

Ablagestruktur

Bestimmte Ordner erfordern die Erstellung eines Unterordners.

Ordner	Sichtbarkeit	Beschreibung
Akquise/[Name]	Shared	Ablage für Akquise
Angebot	Shared	Angebote der Mint System
Archiviert	Shared	Ablage zur Archivierung
Ausbildung	Shared	Unterlagen zur selbständigen Weiterbildung: Bücher, Methodik, Kurse und eLearning
Bilder	Shared	Fotoalben
Corporate Design	Shared	Format- und Dokumentvorlagen, Bilder zur Publikation
Data	Shared	Speicherung von Anwendungsdaten. Beispielsweise Passwort-Dateien von KeePassXC
Softwareentwicklung	Shared	Entwicklung Odoo und System Engineering
Finanzen	Private	Finanz- und Kontenplan
Finanzen Datentransfer	Private	Alle camt.53 und pain.001 Dateien werden hier abgelegt
Förderbeiträge	Shared	Dokumente Sponsoring Mint System
Generalversammlung/Geschäftsjahr-[YYYY]	Private	Unterlagen GV.
Geschäftsführung	Private	Strategische Informationen
Gründung	Private	Gründungsdokumente
Infrastruktur	Shared	Dokumentation der Mint System Infrastruktur
Kunden/[Name]	Shared	Kundenbeziehungen werden hier abgebildet
Lieferanten/[Name]	Shared	Lieferantenbeziehungen werden hier abgebildet
Management Handbuch	Shared	Dokumentation zu Methoden und Vorgehensmodellen
Marketing	Shared	Dokumente zu Marketing-Kampagnen
Meetings	Shared	Meeting Protokolle der Mint System
Mitgliedschaften/[Name]	Shared	Dokumente zu Mitgliedschaften bei Vereinen und anderen Organisationen
News	Shared	Neuigkeiten aus Medien
Newsletter	Shared	Dokumente zum Newsletter Mint System
Odoo	Shared	Odoo Dokumente
Partner	Shared	Dokumente zu unseren Partner
Personal	Private	Verträge und Abrechnungen
Produkte/[Name]	Shared	Dokumente zu den Mint System Produkten
Projekte/[Name]	Shared	Die Projektablage ist unter Richtlinie - Projektmanagement definiert.
Public Relations	Shared	Zeitungsartikel und allgemeine PR
Rechnungen/([YYYY]/[MM MONAT],[MM MONAT])	Shared	Rechnung von Lieferanten gruppiert nach Rechnungsdatum
Recruiting/[YYYY]-[MM] [Name]	Private	Berwebungsunterlagen soritert nach Jahr und Monat.
Secrets	Shared	Schlüssel und Passwörter
Steuern/[Jahr]	Private	Dokumente Unternehmens- und Mehrwertssteuer
Strategie	Shared	Allgemeine Geschäftsstrategie und Businessplan
templates	Shared	Obsidian Voralgen
Verkauf	Shared	Vorlagen für Angebote
Verträge/[Name]	Shared	Alle Vertragsdokumente mit Externen
Vorlage	Shared	Dokumentvorlagen mit Inhalt
Website	Shared	Dateien zum Webauftritt
task	Shared	Taskfile zur Verwaltung der Ablage

Format

Die Office-Dokumente werden im Office Open XML-Format gespeichert.

Dateien vom Typ .zip müssen immer entpackt sein, damit die Inhalte durchsuchbar sind.

Versionierung

Dokumentversionen werden von Nextcloud verwaltet.

Ein Dokument soll immer nur einmal existieren, das heisst keine Versionsduplikate erstellen.

Dateinamen

Datum

Sitzungsnotizen und datierte Dateien werden am Anfang mit dem Datumsstempel versehen: YYYY-MM-DD Dateiname.md

Reservierte Namen

Bestimmte Ordnernamen sind reserviert.

Input

Ordner mit der Bezeichung *Input| sind Sammelordner mit Dokumenten zur Verarbeitung.

Archiviert

Zu Archivierung werden Dokument oder Ordner im selben Verzeichnis in den Ordner Archiviert verschoben.

Output

Dokument und Dateien zur Veröffentlichung freigeben.

tmp

Temporäre Dateien können hier abgelegt werden.

Review-Workflow

Dokumente zur Review werden mit im Chat mit @Person Review getagged. Hat die Person das Dokument angeschaut und Kommentar hinterlassen, meldet Sie das über den Chat zurück.