Richtlinie - Dokumentmanagementsystem

Dokumentation zur Dokumentablage der Mint System.

Ablagestruktur

Bestimmte Ordner erfordern die Erstellung eines Unterordners.

Ordner	Beschreibung
Akquise/[Name]	Ablage für Akquise
Angebot	Angebote der Mint System
Archiviert	Ablage zur Archivierung
Ausbildung	Unterlagen zur selbständigen Weiterbildung
Bilder	Fotoalben
Corporate Design	Format- und Dokumentvorlagen, Bilder zur Publikation
Data	Speicherung von Anwendungsdaten. Beispielsweise Passwort-Dateien von KeePassXC
Entwicklung	Entwicklung Odoo und System Engineering
Finanzen	Finanz- und Kontenplan
Finanzen Datentransfer	Alle camt.53 und pain.001 Dateien werden hier abgelegt
Förderbeiträge	Dokumente Sponsoring Mint System
Generalversammlung/Geschäftsjahr-[YYYY]	Unterlagen GV.
Geschäftsführung	Strategische Informationen
Gründung	Gründungsdokumente
Infrastruktur	Dokumentation der Mint System Infrastruktur
Kunden/[Name]	Kundenbeziehungen werden hier abgebildet
Lieferanten/[Name]	Lieferantenbeziehungen werden hier abgebildet
Management Handbuch	Dokumentation zu Methoden und Vorgehensmodellen
Marketing	Dokumente zu Marketing-Kampagnen
Meeting	Meeting Protokolle der Mint System
Methodik/[Thema]	Angwendete Methoden
Mitgliedschaften/[Name]	Dokumente zu Mitgliedschaften bei Vereinen und anderen Organisationen
News	Neuigkeiten aus Medien
Newsletter	Dokumente zum Newsletter Mint System
Nextcloud	Nextcloud Dokumente
Odoo	Odoo Dokumente
Partner	Dokumente zu unseren Partner
Personal	Verträge und Abrechnungen
Produkte	Dokumente zu den Mint System Produkten
Projekte/[Name]	Die Projektablage ist unter Richtlinie - Projektmanagement definiert.
Public Relations	Zeitungsartikel und allgemeine PR
Rechnungen/([YYYY]/[MM MONAT],[MM MONAT])	Rechnung von Lieferanten gruppiert nach Rechnungsdatum
Recruiting/[YYYY]-[MM] [Name]	Berwebungsunterlagen soritert nach Jahr und Monat.
Secrets	Schlüssel und Passwörter
Spesen/([YYYY]/[MM MONAT],[MM MONAT])	Ablage Spesenbelege für Lohnabrechnung
Steuern/[Jahr]	Dokumente Unternehmens- und Mehrwertssteuer
Strategie	Allgemeine Geschäftsstrategie und Businessplan
Verkauf	Vorlagen für Angebote
Verträge/[Name]	Alle Vertragsdokumente mit Externen
Vorlage	Dokumentvorlagen mit Inhalt
Website	Dateien zum Webauftritt

Format

Die Office-Dokumente werden im Office Open XML-Format gespeichert.

Dateien vom Typ .zip müssen immer entpackt sein, damit die Inhalte durchsuchbar sind.

Versionierung

Dokumentversionen werden von Nextcloud verwaltet.

Ein Dokument soll immer nur einmal existieren, das heisst keine Versionsduplikate erstellen.

Dateinamen

Datum

Sitzungsnotizen und datierte Dateien werden am Anfang mit dem Datumsstempel versehen: YYYY-MM-DD Dateiname.md

Reservierte Namen

Bestimmte Ordnernamen sind reserviert.

Input

Ordner mit der Bezeichung *Input| sind Sammelordner mit Dokumenten zur Verarbeitung.

Archiviert

Zu Archivierung werden Dokument oder Ordner im selben Verzeichnis in den Ordner Archiviert verschoben.

Output

Dokument und Dateien zur Veröffentlichung freigeben.

tmp

Temporäre Dateien können hier abgelegt werden.

Review-Workflow

Dokumente zur Review werden mit im Chat mit @Person Review getagged. Hat die Person das Dokument angeschaut und Kommentar hinterlassen, meldet Sie das über den Chat zurück.