Richtlinie - Dokumentmanagementsystem
Dokumentation zur Dokumentablage der Mint System.
Ablagestruktur
Bestimmte Ordner erfordern die Erstellung eines Unterordners.
| Ordner | Beschreibung |
|---|---|
| Akquise/[Name] | Ablage für Akquise |
| Angebot | Angebote der Mint System |
| Archiviert | Ablage zur Archivierung |
| Ausbildung | Unterlagen zur selbständigen Weiterbildung |
| Bilder | Fotoalben |
| Corporate Design | Format- und Dokumentvorlagen, Bilder zur Publikation |
| Data | Speicherung von Anwendungsdaten. Beispielsweise Passwort-Dateien von KeePassXC |
| Entwicklung | Entwicklung Odoo und System Engineering |
| Finanzen | Finanz- und Kontenplan |
| Finanzen Datentransfer | Alle camt.53 und pain.001 Dateien werden hier abgelegt |
| Förderbeiträge | Dokumente Sponsoring Mint System |
| Generalversammlung/Geschäftsjahr-[YYYY] | Unterlagen GV. |
| Geschäftsführung | Strategische Informationen |
| Gründung | Gründungsdokumente |
| Infrastruktur | Dokumentation der Mint System Infrastruktur |
| Kunden/[Name] | Kundenbeziehungen werden hier abgebildet |
| Lieferanten/[Name] | Lieferantenbeziehungen werden hier abgebildet |
| Management Handbuch | Dokumentation zu Methoden und Vorgehensmodellen |
| Marketing | Dokumente zu Marketing-Kampagnen |
| Meeting | Meeting Protokolle der Mint System |
| Methodik/[Thema] | Angwendete Methoden |
| Mitgliedschaften/[Name] | Dokumente zu Mitgliedschaften bei Vereinen und anderen Organisationen |
| News | Neuigkeiten aus Medien |
| Newsletter | Dokumente zum Newsletter Mint System |
| Nextcloud | Nextcloud Dokumente |
| Odoo | Odoo Dokumente |
| Partner | Dokumente zu unseren Partner |
| Personal | Verträge und Abrechnungen |
| Produkte | Dokumente zu den Mint System Produkten |
| Projekte/[Name] | Die Projektablage ist unter Richtlinie - Projektmanagement definiert. |
| Public Relations | Zeitungsartikel und allgemeine PR |
| Rechnungen/([YYYY]/[MM MONAT],[MM MONAT]) | Rechnung von Lieferanten gruppiert nach Rechnungsdatum |
| Recruiting/[YYYY]-[MM] [Name] | Berwebungsunterlagen soritert nach Jahr und Monat. |
| Secrets | Schlüssel und Passwörter |
| Spesen/([YYYY]/[MM MONAT],[MM MONAT]) | Ablage Spesenbelege für Lohnabrechnung |
| Steuern/[Jahr] | Dokumente Unternehmens- und Mehrwertssteuer |
| Strategie | Allgemeine Geschäftsstrategie und Businessplan |
| Verkauf | Vorlagen für Angebote |
| Verträge/[Name] | Alle Vertragsdokumente mit Externen |
| Vorlage | Dokumentvorlagen mit Inhalt |
| Website | Dateien zum Webauftritt |
Format
Die Office-Dokumente werden im Office Open XML-Format gespeichert.
Dateien vom Typ .zip müssen immer entpackt sein, damit die Inhalte durchsuchbar sind.
Versionierung
Dokumentversionen werden von Nextcloud verwaltet.
Ein Dokument soll immer nur einmal existieren, das heisst keine Versionsduplikate erstellen.
Dateinamen
Datum
Sitzungsnotizen und datierte Dateien werden am Anfang mit dem Datumsstempel versehen: YYYY-MM-DD Dateiname.md
Reservierte Namen
Bestimmte Ordnernamen sind reserviert.
Input
Ordner mit der Bezeichung *Input| sind Sammelordner mit Dokumenten zur Verarbeitung.
Archiviert
Zu Archivierung werden Dokument oder Ordner im selben Verzeichnis in den Ordner Archiviert verschoben.
Output
Dokument und Dateien zur Veröffentlichung freigeben.
tmp
Temporäre Dateien können hier abgelegt werden.
Review-Workflow
Dokumente zur Review werden mit im Chat mit @Person Review getagged. Hat die Person das Dokument angeschaut und Kommentar hinterlassen, meldet Sie das über den Chat zurück.
Tags
In Nextcloud existieren diese Tags:
| Tag | Kommentar |
|---|---|
| Meeting | Meeting Notizen |